Documentation & Guide

1. Ikhtisar Sistem

Next E-Slip adalah ekosistem manajemen keuangan terintegrasi yang menggabungkan penggajian (payroll), pemantauan beban kerja dosen (EWMP), dan pelaporan akuntansi otomatis menggunakan metode double-entry bookkeeping. Sistem dirancang untuk transparansi audit dan distribusi laporan yang cepat melalui notifikasi WhatsApp.

2. Arsitektur & Infografis

3. Alur Pengajuan Gaji Bulanan (Payroll)

Alur ini mencakup penarikan data kehadiran, perhitungan pajak PPh 21, dan integrasi dengan jurnal akuntansi secara otomatis.

1. Persiapan Data Master (Keuangan & Master)
   • Tarif Pengajaran: Pastikan tarif per SKS/Sesi dan transport sudah di-update di menu Master.
   • Input Kehadiran: Tarik data absen fingerprint melalui menu Input Kehadiran.
   • Input Fakultas: Admin Fakultas melakukan input realisasi pengajaran SKS dosen.
2. Pembuatan Pengajuan (Admin Pengaju)
   • Gunakan menu Pengajuan > Pengajuan Gaji.
   • Klik Buat Baru, sistem otomatis mengkalkulasi PPh 21, Insentif, Transport, dan jumlah neto.
3. Rantai Approval (8 Tahap)
   • Verifikasi berjenjang melalui menu Verifikasi & Approval.
   • Dokumen berpindah dari Pemaraf ke Approval Final secara real-time.
4. Pencairan & E-Slip
   • Klik Transfer & Bayar: Posting jurnal otomatis + Kirim Slip WA.

4. Alur Pembayaran SK Kegiatan (Ad-Hoc)

Digunakan untuk honorarium kepanitiaan, narasumber, atau event di luar gaji pokok.

1. Pilih menu Pengajuan > SK Kegiatan / Honor.
2. Isi pagu kegiatan, upload dokumen SK, dan input daftar penerima.
3. Sistem menghitung pajak secara otomatis berdasarkan status NPWP penerima.
4. Submit dokumen untuk masuk ke antrian approval yang sama dengan payroll.

5. Jurnal Operasional & Buku Besar

Sistem menggunakan standar akuntansi Double-Entry untuk menjaga keseimbangan neraca keuangan.

• Posting Otomatis: Terjadi saat payroll atau ad-hoc dicairkan.
• Pencatatan Manual: Gunakan menu Jurnal Operasional untuk transaksi rutin (ATK, Listrik, dll).
• Keseimbangan: Sistem menolak penyimpanan jika total Debit dan Kredit tidak seimbang.

6. Mini Apps Blast

Distribusi PDF massal melalui WhatsApp API dengan pemisahan (split) halaman otomatis.

1. Upload 1 file PDF besar (contoh: 100 lembar slip).
2. Upload file Excel mapping penerima.
3. Sistem memecah PDF dan mengirimkan file spesifik ke masing-masing nomor WA dalam hitungan detik.

7. Kebijakan SK Iframe (Policy Governance)

Menampilkan file SK Kebijakan secara langsung di setiap modul input untuk transparansi audit.

8. Status Pegawai (Life Cycle)

Manajemen siklus hidup pegawai (Aktif, Mutasi, Berhenti) dengan proteksi data.

• Pegawai Mutasi/Berhenti otomatis tidak muncul di tarikan payroll.
• Notifikasi WA otomatis terkirim ke pimpinan saat ada perubahan status pegawai yang krusial.

9. Analisis EWMP & Warning System

Dashboard analitik untuk memantau beban dosen dengan sistem deteksi dini (EWS).

                                    graph LR
                                    A[Data Input SKS] --> B[Analisis EWMP]
                                    B --> C{Beban Kerja?}
                                    C -- Overload --> D[Warning: Rekrut SDM Baru]
                                    C -- Ideal --> E[Status Aman]
                                

10. Rekap Kehadiran Visual

Tampilan kalender interaktif untuk memonitor data presensi secara drill-down.

11. Roadmap Implementasi & SOP

12. Desain Database (ERD)

                                    erDiagram
                                    Users ||--o| Recipient : "owns"
                                    Recipient ||--o{ Payrolls : "receives"
                                    Payrolls ||--o{ JournalEntries : "posts"
                                    Recipient ||--o{ AttendanceLogs : "records"
                                    UnitKerja ||--o{ Recipient : "employs"
                                

13. Use Case Diagram

                                    usecaseDiagram
                                    actor "Super Admin" as Admin
                                    actor "Fakultas / Prodi" as Fac
                                    actor "Approval Final" as App
                                    rectangle "Next E-Slip v3" {
                                    Admin -- (Manage User & Role)
                                    Fac -- (Input SKS & Teaching)
                                    Admin -- (Create Payroll)
                                    App -- (Verify & Release Payment)
                                    }
                                

14. Activity Diagram: Payroll Flow

                                    stateDiagram-v2
                                    [*] --> Draft: Buat Pengajuan
                                    Draft --> Processing: Submit
                                    Processing --> Verifikasi: Approval 1-8
                                    Verifikasi --> Valid: Approved
                                    Valid --> Paid: Bayar & Transfer
                                    Paid --> [*]: Kirim Slip WA
                                

15. Visualisasi Role & Menu